Beställare: Frilans Riks, frilansarnas avdelning inom svenska Journalistförbundet, inför en konferens för frilansjournalister från hela Skandinavien: Nordic Freelance 2018. Budget ca 500 000 kr.
När: Konferensen ägde rum 15-16 september 2018. Toppmötet den 14 september. Sajten var online från april 2018 till maj 2019, dvs innan, under och efter konferensen. Facebookgruppen ligger fortfarande ute.
Länk: https://nf2018.kinti.se/
Designmässig utmaning: Skapa en intressant konferens för frilansjournalister, på engelska. Lägga ett rikt och varierat program. Locka deltagare att anmäla sig och betala deltagaravgiften så tidigt som möjligt. Skapa en digital närvaro för att fånga och behålla deltagarnas intresse ett längre tag – inför, under och efter konferensen. Skapa bra rutiner runt produktionen för att lätt kunna samarbeta med andra parter.
Konsultutmaning: Styrelsen för Frilans Riks, som skulle subventionera deltagaravgiften för de egna medlemmarna, oroade sig över det ekonomiska. De trodde inte att konferensen skulle få tillräckligt med deltagare, litade inte på att de som anmält sig verkligen skulle betala i tid och såg framför sig att kostnaderna skulle bli för höga. Jag och min medproducent har mångårig erfarenhet av liknande evenemang på våra cv:n och kände oss säkra på att det skulle gå bra, om program och marknadsföring lades upp på rätt sätt. Men vi fick arbeta hårt för att övertyga styrelsen om att det var bättre att satsa än att snåla.
Slutresultat: Evenemanget blev väldigt lyckat, med 150 entusiastiska betalande deltagare samt 14 föreläsare från hela Norden som fyllde Moriskan med diskussioner och workshops i två dagar. Utifrån de ramar vi fått höll vi budgeten som låg på strax över 500 000 kr för hela arrangemanget. Deltagaravgifter täckte en stor del av kostnaderna och Journalistförbundet bidrog genom att finansiera namnskyltar, lanyards och annat material som behövdes för genomförandet. Den resterande delen täcktes av medel som satts undan hos Frilans Riks för att finanisera konferensen.
Min roll: Jag gick in i arbetet i januari 2018, när det behövdes en person som kunde ta över ansvaret gentemot styrelsen och driva arbetet med konferensen framåt. Konferenslokalen Moriskan (i Malmö) var då redan bokad av tidigare huvudansvarige Mikael Tapper, som också hade lyckats säkra ett bidrag från Malmö kommun som täckte hela hyran, men han var på väg att hoppa av. Arbetet hade flera delar: koncept, teknisk design och genomförande i skarpt läge och i beskrivningen här under får de egna rubriker.
Konceptualisering: Först resonerade vi kring aktuellt tema som huvudrubrik. Mitt förslag, hat och hot mot journalister och hur man kan bemöta det, visade sig ha god förankring internationellt. Temat godkändes av styrelsen och gjorde det självklart att bjuda in en rad olika personer och organisationer som arbetar specifikt mot hot och hat, eller för journalister som blivit hotade, samt även polis och andra myndigheter. Utöver de inledande tematiska programpunkterna letade jag i samarbete med Mikael Tapper upp spännande föreläsare som skulle kunna berätta om nya digitala medier och digitala hot, fotografi, illustrationer, utrikesjournalistik, urbana myter, etc. Personliga kontakter, några idéer från styrelsen och tips från de nordiska frilansarnas organisationer i Norge, Danmark och Finland togs upp. Jag ville ha många korta programpunkter eftersom det är roligare och mer inspirerande än några få långa. Jag lyckades få med mig Mikael och vi drev tillsammans igenom det slutliga programmet (som ni kan se på sajten).
Under mars och april 2018 arbetade jag fokuserat med lägga programmet, kontraktera föreläsarna, boka hotell och resor, samt påbörja marknadsföringen till medlemmar i alla nordiska frilansorganisationer. I slutet av april, maj och juni bestod arbetet mest av kontakter med de olika nordiska frilansorganisationerna och utskick av reklam.
Under augusti och september ökade behovet av mailsvar och information till de redan anmälda deltagarna. Många hade betalat och en del förbund betalade gemensamt för alla sina medlemmar. ”Toppmötet” som skulle äga rum på fredagen innan konferensen startade, mellan styrelserna i de olika nordiska frilansorganisationerna, skulle också planeras. Jag hade hört talas om resturangen ”Jallatrappan” i Rosengård och bokade in oss där. De ordnade konferenslokal i området och serverade vegansk lunch. Middag intogs på klassiska Malmörestaurangen ”Bullen” (Två Krögare). Jag skötte logistiken kring lunch och middagar både på fredagen samt på lördagen. Luncherna var genomgående vegetariska. Kan säga att nästa gång blir det nog veganskt till alla även till middag, bara allergiker får undantag.
Under september-oktober pågick avvecklingen och jag samlade in fakturor, skrev intyg, avslutade budgeten, mm. Det kom också många frågor efter konferensen, som skulle skickas vidare eller besvaras. Arbetet avslutades i slutet av oktober 2018.
Teknisk design: Allt planeringsarbete runt konferensen sköttes digitalt. Det gjorde att vi kunde arbeta snabbt och skicka ut mycket info inför konferensen. Anmälningsformulär, budget, deltagarförteckningar, matplanering, teknisk planering, lokalplanering, hotell åt föreläsarna, instruktioner till volontärerna, mm, allt skapades i lättdelade Google docs. Resultatet var lättjobbat, fick både deltagare, tekniker och kökspersonal att känna sig omhändertagna och gav väldigt bra betyg i utvärderingen.
Webbplatsen för konferensen byggde jag i WordPress på ett separat webbhotell med domännamnet <nf2018.com> (nu är installationen flyttad och ligger som en demosajt på en underdomän till en av de sajter jag driver). Det var viktigt att sajten skulle vara responsiv, säker (https/SSL), så lättillgänglig som möjligt i mobilen, samt innehålla så mycket information som möjligt om programmet, föreläsarna och platsen, dvs Moriskan och Malmö, hur man tar sig dit, var man kan bo, osv. Önskat var också länkar till journalistiska webbplatser som arbetar med säkerhetsåtgärder och undersökande journalistik. Temat är ett av de enklaste som går att hitta, men har samtidigt bra menymöjligheter, många widgets och möjlighet att lägga egen bild i topp.
Vi annonserade ganska tidigt efter volontärer och jag förberedde ett koncept där landningssidan för volontärer (på webbplatsen) hade utförlig men lockande info, vilket fick till resultat att vi snabbt hittade ett tiotal personer som ville arbeta frivilligt under konferensen med mottagande och konferencieruppgifter. Allt förarbete sköttes digitalt, alla frågor besvarades via mail och tidsplanering mm gjordes i Google Docs.
Som komplement till webbsidan skapade jag en FB-grupp dit konferensdeltagare fick access när de betalat deltagaravgiften och där de kunde börja diskussionerna redan innan konferensen startat. Gruppen existerar fortfarande och har en del pågående interaktivitet, men kommer nog att stängas på sikt.
Onboardingformulär för anmälan till konferensen gjorde jag i Google Forms. Jag skapade en dedikerad landningssida på sajten med lättillgänglig information om betalningsmöjligheter (internationella betalningar är aldrig enkla att förklara). Flera betalningsnivåer, från Early bird till Late bird fees, fanns också, vilket drev tidiga anmälningar och betalningar. Alla uppgifter exporterades till excelark och hanterades därifrån. Tillstånd enligt GDPR att hantera deltagarnas personuppgifter inför, under och så länge efteråt som krävdes för att kunna sluthantera konferensen, inhämtades också via anmälningsformuläret.
Genomförande i skarpt läge: Alla arbetsuppgifter fördelades vid ett första möte på första konferensdagens morgon, som jag ledde. Vi hade också säkerhetsvakter på plats, som arbetsleddes av mig. Volontärerna fick i uppdrag att arbetsleda sig själva, med mig som ”go-to-person” och en särskilt betrodd kontaktperson bland dem som fick utförlig information om program, teknikplanering och deltagare i google docs.
Högsta arbetsbelastningen var under den inledande timmen när alla kom samtidigt och ville ha sina badges och matbiljetter och komma in på konferensen. Även förmiddagen under den första konferensdagen var lite anspänd eftersom vi hade många skyddsvärda personer på plats. Men därefter flöt det på bra under de bägge återstående dagarna, tack vare att alla var väl förberedda utifrån dokumentation och instruktioner och tog stort ansvar för sina arbetsuppgifter. Mikael var huvudansvarig för transporter, vilket tog nästan all hans tid, några föreläsare hämtade vi tillsammans kvällen innan konferensen började.
Under konferensen var jag huvudansvarig konferencier, men försökte delegera arbetsuppgifterna så mycket som möjligt för att minska belastningen på mig. Ordförande för frilansjournalisternas fackliga styrelse fick hålla inledningstal och avslutningstal.
.
Menyer både i topp och till vänster, samt en rad boxar med info till höger, som i mobilen lägger sig under huvudinnehållet och skapar möjlighet att fortsätta surfa på sajten till nästa intressanta sida, när den man just besökt är färdigläst.
.
Mobilvyer från topp, mitten och botten av hemskärmen, visar hur menyn kan användas både i sidhuvudet och i sidfoten, tack vare det responsiva temat. På flera sidor finns också inbäddade videor, som på ”ettan” där Alexandra Pascalidou talar om hat och hot.